Организатору выставки

  • Как система TopCat может мне помочь в проведении выставки?
  • Выставка:

    Как система TopCat может мне помочь в проведении выставки?

    Сайт рейтинга TopCat предоставляет все необходимые средства для проведения выставок. Удобный интерфейс менеджерской части сайта позволяет сопровождать каждый этап выставки:
    • создание выставки
    • прием/подачу заявок через интернет
    • формирование каталога выставки
    • регистрацию участников
    • проведение экспертизы
    • создание всех видов шоу
    • присвоение званий победителям
    • подведение итогов выставки
    Для каждого этапа формируются все необходимые бланки и протоколы. Особенности системы:
    • Мы постоянно работаем над улучшением интерфейса нашего сайта, чтобы сделать работу приятнее, а выполнение рутинных операции быстрее и удобнее.
    • Мы проанализировали и усовершенствовали форматы бланков и документов, необходимых для проведения выставки, теперь вся документация отвечает международным требованиям WCF, а формирование бланков и отчетов занимает считанные секунды.
    • За счет возможности одновременной работы нескольких секретарей, наша система позволяет проводить выставки любой сложности и размера.
    • Система не ограничивает проводимые выставки двумя днями и позволяет проводить выставки любой продолжительности.
    • Вы можете получить доступ и контролировать ход подготовки и проведения выставки с любого компьютера в сети, включая планшеты и смартфоны.
    • Мы сделали удобный способ подачи заявок на выставку для заводчиков, теперь Вам необходимо только рассматривать поданные заявки, они уже занесены в систему и готовы к обработке.
    • За счет единой базы животных мы сокращаем ошибки при подаче и обработке заявок. К примеру, если судья меняет окрас животному, то это изменение автоматически фиксируется в системе.
    • Сразу по окончанию выставки формируются списки победителей, а все результаты автоматически уходят в актуальный рейтинг TopCat.


    Создание выставки

    Обычно клуб заранее планирует проведение выставок - предварительно определяет дату и место проведения, судейский состав, получает лицензию WCF на проведение выставки.
    По завершению этапа предварительной подготовки, ответственное лицо клуба отправляет заявку на создание выставки, в которой указывает следующую информацию:
    • название выставки
    • дату проведения
    • город/место проведения
    • организатора выставки
    • зарегистрированного пользователя сайта TopCat, выступающего в роли секретаря (менеджера) выставки
    После получения заявки, администрация сайта создает выставку и назначает указанного в заявке пользователя в качестве менеджера выставки.
    Далее все необходимые действия по проведению выставки осуществляет пользователь, назначенный менеджером выставки без участия администрации сайта.


    Как выделить свою выставку в списке?

    После получения прав на управление своей выставкой вы можете выделить ее в общем списке и она будет отображаться на специальном золотом фоне. Для этого воспользуйтесь ссылкой Выделить в списке выставок на странице выставки.

    Редактирование выставки

    Дальнейшая работа с выставкой происходит в « менеджерской части сайта»:
    1. Войдите в систему под именем пользователя, назначенного менеджером выставки
    2. Нажмите на стрелку вниз рядом с вашим именем в левом верхнем углу на любой странице сайта
    3. Выберите ссылку «Раздел управления» в выпадающем меню
    4. На открывшейся странице в основном меню наверху страницы выберите раздел «Выставки»
    5. Выберите нужную выставку из списка


    Оплата выставки

    В таблице приведен расчет для традиционной выставки - 2 оценки. Выставка с одной оценкой -50%, выставка с 3-мя оценками +50%.
    1. Проведение выставки на портале:
      I категория 2000
      II категория 2500
      III категория 3000
      IV категория 3500
    2. Выставка, не проводимая на портале. Выставка вносится клубом самостоятельно (полностью каталог с отметками присутствия/отсутствия; оценки, полученные у судей; результаты бестов и всех проведенных шоу. В шоу должны быть представлены все участники. Выставка должна закрыта не позднее 1 месяца со дня проведения.):
      I категория 4000
      II категория 5000
      III категория 6000
      IV категория 7000
    3. Выставка, не проводимая на портале. Отчет вносится администратором:
      I категория 6000
      II категория 7000
      III категория 8000
      IV категория 9000
    4. Клуб может пригласить менеджера для проведения выставки. Стоимость услуг определяется индивидуально.
    5. Проведение Супер-Шоу - 1000 р.

  • Определение категорий можно посмотреть в разделе Правила начисления баллов.


    Базовые настройки выставки

    Изначально выставка создается в состоянии «черновик»
    (не отображается в публичной части сайта, т.е. пользователи сайта не могут подать заявку на участие в ней). Перед публикацией выставки в открытый доступ необходимо
    (навигация по выставке осуществляется в левом меню):
    1. Выбрав пункт меню «Настройки», задать количество дней выставки, конкурсы для каждого дня выставки
    2. В пункте меню «Информация» задать общие настройки выставки
    3. Выбрав «Программа», заполнить программу каждого дня выставки
    4. Выбрав «Судьи», определить судейский состав
    Кроме прочих настроек, вкладка « Настройки» содержит 2 важных поля:
    1. Состояние выставки:
      «черновик»
      — выставка не отображается в публичной части сайта
      «активна»
      — выставка отображается в публичной части сайта
      — прием заявок с публичной части сайта управляется полем «прием заявок»
      — на странице выставки отображаются заявки участников
      «завершена»
      — выставка отображается в публичной части сайта
      — прием заявок с публичной части сайта отключен
      — на странице выставки отображаются победители
    2. Прием заявок:
      — включение/выключение приема заявок с публичной части сайта
    После определения настроек выставки вы можете открыть к ней публичный доступ, установив для поля «Состояние выставки» значение «активна».
    При этом вы можете включить или выключить прием заявок на эту выставку с помощью поля «Прием заявок».

    Подача заявок

    Зарегистрированный пользователь может самостоятельно подать заявку на выставку.
    Для этого надо воспользоваться кнопкой «Подать заявку» на публичной странице выставки, заполнить форму заявки, в которой указать питомца (из списка ваших питомцев) и выставочные классы на каждый день выставки.
    Подробнее см. пункт справки « Как подать заявку на выставку?» Для участников, отправивших заявку электронной почтой или как-либо иначе, менеджер может создать заявку с менеджерской страницы выставки:
    1. В левом меню выберите «Заявки»
    2. Перейдите на вкладку «Все»
    3. Нажмите на кнопку «Подать заявку»
    4. В открывшемся всплывающем окне укажите питомца-участника выставки, выберите выставочные классы для первого и второго дня выставки

    Прием заявок

    Список всех заявок выводится в левом меню на вкладке « Заявки» → «Все». Для всех заявок, созданных пользователями с публичной части сайта, устанавливается статус «новая».
    В ходе приема заявок менеджер может принять или отклонить заявку, установив для нее статус « принята» или «отклонена».
    Заявки со статусом « принята» допущены для участия в выставке и будут включены в каталог выставки.

    Формирование каталога выставки

    Накануне первого дня выставки необходимо сформировать « Каталог выставки».
    Для этого необходимо:
    1. Проставить заявкам порядковые номера
      (вкладка Заявки» → « Все», кнопка «Пронумеровать»)
    2. Сохранить каталог выставки в формате «.rtf» или вывести его на печать
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Общие документы» выбрать пункт «Каталог выставки»)


    Подготовка документации для выставки

    Накануне выставки печатаются документы для организаторов, судей и участников выставки.

    Документы для организаторов

    1. Список регистрации
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Общие документы» выбрать пункт «Регистрационный лист»)
    2. Ветеринарный контроль
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Ветконтроль» выбрать пункт «Список участников»)
    3. Бланк номеров заявок для регистрации
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Номера» выбрать пункт «Для заявок»)

    Документы для судей

    1. Распределить заявки по судьям
      (вкладка « Заявки» → «День», в фильтре выбрать «Действия со списком» → «Изменить судью»)
      Печать бланков для судей
      (вкладка « Документы» → «День», напротив каждого судьи есть список необходимых документов)
    На вкладке « Документы» → «День» (пункт «Документы для судей») сформировать и распечатать:
    1. Листы оценки
    2. Протокол экспертизы
    3. Лист старшего стюарта
    4. Лист оценки BIS
    5. Протокол BOB

    Документы для участников

    Вкладка « Документы» → «Общие»»
    1. Бланки исправления ошибок в каталоге
    2. Карточки кошек
    3. Ветконтроль для владельцев
    4. Номера для бейджей
    5. Номера для клеток

    Проведение выставки

    Ветеринарный контроль

    Для проведения ветериноарного контроля используются предварительно распечатанные «Список участников» и «Бланки ветконтроля для владельцев».

    Регистрация участников

    Для проведения регистрации используются предварительно распечатанные «Список регистрации» и «Бланк номеров заявок». После регистрации:
    1. Заявки присутствующих участников отмечаются как «зарегистрированные»
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
      — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Изменить статус»
    2. В заявках отмечается участие в конкурсах
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
      — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Участие в конкурсах»
    3. Печатают протокол отсутствующих
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — в списке « Прочие документы» выберите «Протокол отсутствующих»
    4. Печатают дополнительный список
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — в списке « Общие документы» выберите «Дополнительный список»

    Экспертиза

    При проведении экспертизы судьи используют предварительно подготовленные « бланки оценки», «протокол экспертизы» и «лист оценки BIS».

    Конкурсы

    WCF Ring, Special Show
    Для каждого дня выставки можно создать произвольное количество конкурсов «WCF Ring» и «Special Show»:
    1. Создают конкурс
      — перейдите во вкладку « Настройки» → «День»
      — нажмите кнопку « Добавить конкурс»
    2. Выбирают участников конкурса
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
      — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Участие в конкурсах»
    3. Печатают протоколы конкурсов
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — выберите « Special Show»
    Best in show
    Протокол «Best in show» формируется автоматически в соответствии с результатами экспертизы:
    1. Заносят результаты экспертизы
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — в списке участников выставки рядом с нужной Вам заявкой в колонке « Оценка», нажмите на ссылку «задать»
      — выберите желаемую оценку и нажмите кнопку « Сохранить»
    2. Печатают протокол «Best in Show»
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — выберите ссылку « Номинированные на BIS»


    Подведение итогов

    1. Победителям присваивают звания
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — в списке участников выставки рядом с нужной Вам заявкой в колонке « BIS» или «Show» нажмите на ярлык
      — в открывшемся окне выберите полученные питомцев звания и нажмите на кнопку « Сохранить»
    2. Печатают дипломы за каждый день выставки
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — чтобы распечатать диплом на одного участника, нажмите на иконку «печать» напротив его имени
      — для групповой печати диплома, отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок, затем в фильтре выберите « Распечатать» → «Дипломы»

    Как результаты выставки попадут в рейтинг TopCat?

    Результаты выставок, проведенных с помошью ресурса «TopCat», попадают в рейтинг «TopCat» автоматически.

    Отчеты с выставки

    Выставки, которые не были проведены на портале, могут быть также занесены в рейтинг TopCat. Отчеты о выставке присылаются клубом-организатором выставки по адресу: support@top-cat.org. После оплаты, отчет о прошедшей выставке может быть занесен секретарем клуба, проводившего выставку, самостоятельно. Так же отчет о прошедшей выставке может быть предоставлен участником рейтинга TopCat по строго определенной форме. И, по факту оплаты, отчет может быть занесен в рейтинг менеджером TopCat. Отчет принимается в течение месяца после проведения выставки, крайний срок опубликования результатов - два месяца после проведения выставки. Выставки, проводимые в декабре текущего, принимаются до 15 января следующего года.
    Документы для подачи отчета:
    • каталог (в электронной форме Word)
    • сканированные протоколы экспертиз, рингов, шоу и Best in Show за все дни выставки
    • заполненная форма отчета