Организатору выставки

Как система TopCat может мне помочь в проведении выставки?

Выставка:

Как система TopCat может мне помочь в проведении выставки?

Сайт рейтинга TopCat предоставляет все необходимые средства для проведения выставок.

Удобный интерфейс менеджерской части сайта позволяет сопровождать каждый этап выставки:

  • создание выставки
  • прием/подачу заявок через интернет
  • формирование каталога выставки
  • регистрацию участников
  • проведение экспертизы
  • создание всех видов шоу
  • присвоение званий победителям
  • подведение итогов выставки

Для каждого этапа формируются все необходимые бланки и протоколы.

Особенности системы:

  • Мы постоянно работаем над улучшением интерфейса нашего сайта, чтобы сделать работу приятнее, а выполнение рутинных операции быстрее и удобнее.
  • Мы проанализировали и усовершенствовали форматы бланков и документов, необходимых для проведения выставки, теперь вся документация отвечает международным требованиям WCF, а формирование бланков и отчетов занимает считанные секунды.
  • За счет возможности одновременной работы нескольких секретарей, наша система позволяет проводить выставки любой сложности и размера.
  • Система не ограничивает проводимые выставки двумя днями и позволяет проводить выставки любой продолжительности.
  • Вы можете получить доступ и контролировать ход подготовки и проведения выставки с любого компьютера в сети, включая планшеты и смартфоны.
  • Мы сделали удобный способ подачи заявок на выставку для заводчиков, теперь Вам необходимо только рассматривать поданные заявки, они уже занесены в систему и готовы к обработке.
  • За счет единой базы животных мы сокращаем ошибки при подаче и обработке заявок. К примеру, если судья меняет окрас животному, то это изменение автоматически фиксируется в системе.
  • Сразу по окончанию выставки формируются списки победителей, а все результаты автоматически уходят в актуальный рейтинг TopCat.


Создание выставки

Обычно клуб заранее планирует проведение выставок - предварительно определяет дату и место проведения, судейский состав, получает лицензию WCF на проведение выставки.


По завершению этапа предварительной подготовки, ответственное лицо клуба отправляет заявку на создание выставки, в которой указывает следующую информацию:

  • название выставки
  • дату проведения
  • город/место проведения
  • организатора выставки
  • зарегистрированного пользователя сайта TopCat, выступающего в роли секретаря (менеджера) выставки

После получения заявки, администрация сайта создает выставку и назначает указанного в заявке пользователя в качестве менеджера выставки.


Далее все необходимые действия по проведению выставки осуществляет пользователь, назначенный менеджером выставки без участия администрации сайта.


Как выделить свою выставку в списке?

После получения прав на управление своей выставкой вы можете выделить ее в общем списке и она будет отображаться на специальном золотом фоне.

Для этого воспользуйтесь ссылкой Выделить в списке выставок на странице выставки.


Редактирование выставки

Дальнейшая работа с выставкой происходит в «

менеджерской части сайта»:

  1. Войдите в систему под именем пользователя, назначенного менеджером выставки
  2. Нажмите на стрелку вниз рядом с вашим именем в левом верхнем углу на любой странице сайта
  3. Выберите ссылку «Раздел управления» в выпадающем меню
  4. На открывшейся странице в основном меню наверху страницы выберите раздел «Выставки»
  5. Выберите нужную выставку из списка


Оплата выставки

В таблице приведен расчет для одной оценки.

    1. Проведение выставки на портале. Прием заявок осуществляется через портал. Формирование каталога и печать всех выставочных документов происходит при помощи выставочной программы TopCat. Обязательна загрузка всех судейских протоколов после выставки в специальное отведенное место в менеджерской части портала.
      Выставка должна быть закрыта (результаты полностью внесены) и оплачена не позднее 2-х недель со дня проведения:
      I категория 1250
      II категория 1500
      III категория 1750
      IV категория 2000
    2. Выставка, не проводимая на портале. Выставка вносится клубом самостоятельно. Клуб должен подать заявку в ТопКет о возможности принятия результатов выставки не менее, чем за 1 месяц до её проведения по адресу: support@top-cat.org. Обязательно должен быть открыт прием заявок на Топ Кет для желающих участвовать в рейтинге.
      Обязательно внесение каталога полностью с отметками присутствия/отсутствия; оценок, полученных у судей; результатов бестов и всех проведенных шоу. В шоу должны быть представлены все участники. Обязательна загрузка всех судейских протоколов после выставки в специальное отведенное место в менеджерской части портала.
      Выставка должна быть закрыта (результаты полностью внесены) и оплачена не позднее 2-х недель со дня проведения:
      I категория 2250
      II категория 2750
      III категория 3250
      IV категория 3750
    3. Выставка, не проводимая на портале. Отчет вносится администратором (Fun-Show, звания Supreme и General – не засчитываются):
      I категория 3500
      II категория 4000
      III категория 4500
      IV категория 5000
  • Клуб может пригласить менеджера для проведения выставки. Стоимость услуг определяется индивидуально.
  • Стоимость проверки документов по Fun-Show «Кубок Страны, Республики или Региона», Мега-Шоу (Mega-Show) и установки для выставки в рейтинге соответствующего статуса =3000 р.
  • В рамках Международной/Всемирной выставки можно провести 10 бесплатных Fun-Show.
    Зачет в рейтинг Fun-Show свыше этого количества производится за плату = 500 р.
    .
  • На Национальных выставках требуется особое разрешение от TopCat для проведения Fun-Show. Заявку на проведение следует отправить на адрес техподдержки: support@top-cat.org. Зачет всех Fun-Show в рейтинг производится за плату = 500 р.

  • Обязательна загрузка всех протоколов выставки в соответствующее место в менеджерском разделе.

    Определение категорий можно посмотреть в разделе Правила начисления баллов.


    Базовые настройки выставки

    Изначально выставка создается в состоянии «черновик»

    (не отображается в публичной части сайта, т.е. пользователи сайта не могут подать заявку на участие в ней).

    Перед публикацией выставки в открытый доступ необходимо


    (навигация по выставке осуществляется в левом меню):

    1. Выбрав пункт меню «Настройки», задать количество дней выставки, конкурсы для каждого дня выставки
    2. В пункте меню «Информация» задать общие настройки выставки
    3. Выбрав «Программа», заполнить программу каждого дня выставки
    4. Выбрав «Судьи», определить судейский состав

    Кроме прочих настроек, вкладка «

    Настройки» содержит 2 важных поля:

    1. Состояние выставки:
      «черновик»
      — выставка не отображается в публичной части сайта
      «активна»
      — выставка отображается в публичной части сайта
      — прием заявок с публичной части сайта управляется полем «прием заявок»
      — на странице выставки отображаются заявки участников
      «завершена»
      — выставка отображается в публичной части сайта
      — прием заявок с публичной части сайта отключен
      — на странице выставки отображаются победители
    2. Прием заявок:
      — включение/выключение приема заявок с публичной части сайта

    После определения настроек выставки вы можете открыть к ней публичный доступ,

    установив для поля «Состояние выставки» значение «активна».


    При этом вы можете включить или выключить прием заявок на эту выставку с помощью поля «Прием заявок».


    Подача заявок

    Зарегистрированный пользователь может самостоятельно подать заявку на выставку.

    Для этого надо воспользоваться кнопкой «Подать заявку» на публичной странице выставки, заполнить форму заявки, в которой указать питомца (из списка ваших питомцев) и выставочные классы на каждый день выставки.


    Подробнее см. пункт справки «

    Как подать заявку на выставку?»

    Для участников, отправивших заявку электронной почтой или как-либо иначе, менеджер может создать заявку с менеджерской страницы выставки:

    1. В левом меню выберите «Заявки»
    2. Перейдите на вкладку «Все»
    3. Нажмите на кнопку «Подать заявку»
    4. В открывшемся всплывающем окне укажите питомца-участника выставки, выберите выставочные классы для первого и второго дня выставки


    Прием заявок

    Список всех заявок выводится в левом меню на вкладке «

    Заявки» → «Все». Для всех заявок, созданных пользователями с публичной части сайта, устанавливается статус «новая».

    В ходе приема заявок менеджер может принять или отклонить заявку, установив для нее статус «

    принята» или «отклонена».

    Заявки со статусом «

    принята» допущены для участия в выставке и будут включены в каталог выставки.


    Формирование каталога выставки

    Накануне первого дня выставки необходимо сформировать «

    Каталог выставки».

    Для этого необходимо:

    1. Проставить заявкам порядковые номера
      (вкладка Заявки» → « Все», кнопка «Пронумеровать»)
    2. Сохранить каталог выставки в формате «.rtf» или вывести его на печать
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Общие документы» выбрать пункт «Каталог выставки»)



    Подготовка документации для выставки

    Накануне выставки печатаются документы для организаторов, судей и участников выставки.

    Документы для организаторов

    1. Список регистрации
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Общие документы» выбрать пункт «Регистрационный лист»)
    2. Ветеринарный контроль
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Ветконтроль» выбрать пункт «Список участников»)
    3. Бланк номеров заявок для регистрации
      (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Номера» выбрать пункт «Для заявок»)

    Документы для судей

    1. Распределить заявки по судьям
      (вкладка « Заявки» → «День», в фильтре выбрать «Действия со списком» → «Изменить судью»)
      Печать бланков для судей
      (вкладка « Документы» → «День», напротив каждого судьи есть список необходимых документов)

    На вкладке «

    Документы» → «День» (пункт «Документы для судей») сформировать и распечатать:

    1. Листы оценки
    2. Протокол экспертизы
    3. Лист старшего стюарта
    4. Лист оценки BIS
    5. Протокол BOB

    Документы для участников

    Вкладка « Документы» → «Общие»»
    1. Бланки исправления ошибок в каталоге
    2. Карточки кошек
    3. Ветконтроль для владельцев
    4. Номера для бейджей
    5. Номера для клеток


    Проведение выставки

    Ветеринарный контроль

    Для проведения ветериноарного контроля используются предварительно распечатанные «Список участников» и «Бланки ветконтроля для владельцев».

    Регистрация участников

    Для проведения регистрации используются предварительно распечатанные «Список регистрации» и «Бланк номеров заявок».

    После регистрации:

    1. Заявки присутствующих участников отмечаются как «зарегистрированные»
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
      — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Изменить статус»
    2. В заявках отмечается участие в конкурсах
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
      — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Участие в конкурсах»
    3. Печатают протокол отсутствующих
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — в списке « Прочие документы» выберите «Протокол отсутствующих»
    4. Печатают дополнительный список
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — в списке « Общие документы» выберите «Дополнительный список»


    Экспертиза

    При проведении экспертизы судьи используют предварительно подготовленные «

    бланки оценки», «протокол экспертизы» и «лист оценки BIS».

    Конкурсы

    WCF Ring, Special Show

    Для каждого дня выставки можно создать произвольное количество конкурсов «WCF Ring» и «Special Show»:

    1. Создают конкурс
      — перейдите во вкладку « Настройки» → «День»
      — нажмите кнопку « Добавить конкурс»
    2. Выбирают участников конкурса
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
      — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Участие в конкурсах»
    3. Печатают протоколы конкурсов
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — выберите « Special Show»
    Best in show

    Протокол «Best in show» формируется автоматически в соответствии с результатами экспертизы:

    1. Заносят результаты экспертизы
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — в списке участников выставки рядом с нужной Вам заявкой в колонке « Оценка», нажмите на ссылку «задать»
      — выберите желаемую оценку и нажмите кнопку « Сохранить»
    2. Печатают протокол «Best in Show»
      — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
      — выберите ссылку « Номинированные на BIS»



    Подведение итогов

    1. Победителям присваивают звания
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — в списке участников выставки рядом с нужной Вам заявкой в колонке « BIS» или «Show» нажмите на ярлык
      — в открывшемся окне выберите полученные питомцев звания и нажмите на кнопку « Сохранить»
    2. Печатают дипломы за каждый день выставки
      — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
      — чтобы распечатать диплом на одного участника, нажмите на иконку «печать» напротив его имени
      — для групповой печати диплома, отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок, затем в фильтре выберите « Распечатать» → «Дипломы»


    Как результаты выставки попадут в рейтинг TopCat?

    Результаты выставок, проведенных с помошью ресурса «TopCat», попадают в рейтинг «TopCat» автоматически.

    Выставки, которые не были проведены на портале, могут быть также занесены в рейтинг TopCat.

    Клуб должен подать заявку в ТопКет о возможности принятия результатов выставки не менее, чем за 1 месяц до её проведения по адресу: support@top-cat.org.
    Обязательна предварительная оплата.
    Такая выставка отмечается специальным значком TopCat.
    Обязательно должен быть открыт прием заявок, чтобы участники рейтинга могли подать заявки через портал или через мобильное приложение.

    Fun-Show, звания Supreme и General – засчитываются только при выполнении правил ТопКет по их проведению и предоставлении протоколов утвержденного образца.

    Обязательна загрузка всех протоколов выставки в специальное отведенное место в менеджерской части портала.
    Результаты выставки должны быть занесены секретарем клуба самостоятельно, в течение 2-х недель после проведения выставки.

    Отчеты с выставки

    Так же, по факту оплаты, отчет может быть занесен в рейтинг менеджером TopCat в течение 3-х месяцев после проведения выставки.

    В этом случае Fun-Show, звания Supreme и General – не вносятся менеджерами.

    Отчет и оплата принимаются в течение месяца после проведения выставки, крайний срок опубликования результатов - три месяца после проведения выставки. Выставки, проводимые в декабре текущего, принимаются до 15 января следующего года.

    Документы для подачи отчета:
    • каталог (в электронной форме Word)
    • сканированные протоколы экспертиз, рингов, шоу и Best in Show за все дни выставки.