Организатору выставки

Как система TopCat может мне помочь в проведении выставки?

Выставка:

• Создание выставки
• Как выделить свою выставку в списке?
• Редактирование выставки
• Оплата выставки
• Базовые настройки выставки
• Подача заявок
• Прием заявок
• Формирование каталога выставки
• Подготовка документации для выставки
• Проведение выставки
• Как результаты выставки попадут в рейтинг TopCat?
• Отчеты с выставки

Как система TopCat может мне помочь в проведении выставки?

Сайт рейтинга TopCat предоставляет все необходимые средства для проведения выставок.

Удобный интерфейс менеджерской части сайта позволяет сопровождать каждый этап выставки:

• создание выставки
• прием/подачу заявок через интернет
• формирование каталога выставки
• регистрацию участников
• проведение экспертизы
• создание всех видов шоу
• присвоение званий победителям
• подведение итогов выставки

Для каждого этапа формируются все необходимые бланки и протоколы.

Особенности системы:

• Мы постоянно работаем над улучшением интерфейса нашего сайта, чтобы сделать работу приятнее, а выполнение рутинных операции быстрее и удобнее.
• Мы проанализировали и усовершенствовали форматы бланков и документов, необходимых для проведения выставки, теперь вся документация отвечает международным требованиям WCF, а формирование бланков и отчетов занимает считанные секунды.
• За счет возможности одновременной работы нескольких секретарей, наша система позволяет проводить выставки любой сложности и размера.
• Система не ограничивает проводимые выставки двумя днями и позволяет проводить выставки любой продолжительности.
• Вы можете получить доступ и контролировать ход подготовки и проведения выставки с любого компьютера в сети, включая планшеты и смартфоны.
• Мы сделали удобный способ подачи заявок на выставку для заводчиков, теперь Вам необходимо только рассматривать поданные заявки, они уже занесены в систему и готовы к обработке.
• За счет единой базы животных мы сокращаем ошибки при подаче и обработке заявок. К примеру, если судья меняет окрас животному, то это изменение автоматически фиксируется в системе.
• Сразу по окончанию выставки формируются списки победителей, а все результаты автоматически уходят в актуальный рейтинг TopCat.

Создание выставки

Обычно клуб заранее планирует проведение выставок - предварительно определяет дату и место проведения, судейский состав, получает лицензию WCF на проведение выставки.

По завершению этапа предварительной подготовки, ответственное лицо клуба отправляет заявку на создание выставки, в которой указывает следующую информацию:

• название выставки
• дату проведения
• город/место проведения
• организатора выставки
• зарегистрированного пользователя сайта TopCat, выступающего в роли секретаря (менеджера) выставки

После получения заявки, администрация сайта создает выставку и назначает указанного в заявке пользователя в качестве менеджера выставки.

Далее все необходимые действия по проведению выставки осуществляет пользователь, назначенный менеджером выставки без участия администрации сайта.

Как выделить свою выставку в списке?

После получения прав на управление своей выставкой вы можете выделить ее в общем списке и она будет отображаться на специальном золотом фоне.

Для этого воспользуйтесь ссылкой Выделить в списке выставок на странице выставки.

Редактирование выставки

Дальнейшая работа с выставкой происходит в «

менеджерской части сайта»:

1. Войдите в систему под именем пользователя, назначенного менеджером выставки
2. Нажмите на стрелку вниз рядом с вашим именем в левом верхнем углу на любой странице сайта
3. Выберите ссылку «Раздел управления» в выпадающем меню
4. На открывшейся странице в основном меню наверху страницы выберите раздел «Выставки»
5. Выберите нужную выставку из списка

Оплата выставки

Стоимость услуг для каждого клуба определяется индивидуально.

Обязательна загрузка всех протоколов выставки в соответствующее место в менеджерском разделе.

Определение категорий можно посмотреть в разделе Правила начисления баллов.

Базовые настройки выставки

Изначально выставка создается в состоянии «черновик»

(не отображается в публичной части сайта, т.е. пользователи сайта не могут подать заявку на участие в ней).

Перед публикацией выставки в открытый доступ необходимо

(навигация по выставке осуществляется в левом меню):

1. Выбрав пункт меню «Настройки», задать количество дней выставки, конкурсы для каждого дня выставки
2. В пункте меню «Информация» задать общие настройки выставки
3. Выбрав «Программа», заполнить программу каждого дня выставки
4. Выбрав «Судьи», определить судейский состав

Кроме прочих настроек, вкладка «Настройки» содержит 2 важных поля:

1. Состояние выставки:
   «черновик»
   — выставка не отображается в публичной части сайта
   «активна»
   — выставка отображается в публичной части сайта
   — прием заявок с публичной части сайта управляется полем «прием заявок»
   — на странице выставки отображаются заявки участников
   «завершена»
   — выставка отображается в публичной части сайта
   — прием заявок с публичной части сайта отключен
   — на странице выставки отображаются победители
2. Прием заявок:
   — включение/выключение приема заявок с публичной части сайта

После определения настроек выставки вы можете открыть к ней публичный доступ,

установив для поля «Состояние выставки» значение «активна».

При этом вы можете включить или выключить прием заявок на эту выставку с помощью поля «Прием заявок».

Подача заявок

Зарегистрированный пользователь может самостоятельно подать заявку на выставку.

Для этого надо воспользоваться кнопкой «Подать заявку» на публичной странице выставки, заполнить форму заявки, в которой указать питомца (из списка ваших питомцев) и выставочные классы на каждый день выставки.

Подробнее см. пункт справки «Как подать заявку на выставку?»

Для участников, отправивших заявку электронной почтой или как-либо иначе, менеджер может создать заявку с менеджерской страницы выставки:

1. В левом меню выберите «Заявки»
2. Перейдите на вкладку «Все»
3. Нажмите на кнопку «Подать заявку»
4. В открывшемся всплывающем окне укажите питомца-участника выставки, выберите выставочные классы для первого и второго дня выставки

Прием заявок

Список всех заявок выводится в левом меню на вкладке «

Заявки» → «Все». Для всех заявок, созданных пользователями с публичной части сайта, устанавливается статус «новая».

В ходе приема заявок менеджер может принять или отклонить заявку, установив для нее статус «принята» или «отклонена».

Заявки со статусом «принята» допущены для участия в выставке и будут включены в каталог выставки.

Формирование каталога выставки

Накануне первого дня выставки необходимо сформировать «Каталог выставки».

Для этого необходимо:

1. Проставить заявкам порядковые номера
   (вкладка Заявки» → « Все», кнопка «Пронумеровать»)
2. Сохранить каталог выставки в формате «.rtf» или вывести его на печать
   (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Общие документы» выбрать пункт «Каталог выставки»)

Подготовка документации для выставки

Накануне выставки печатаются документы для организаторов, судей и участников выставки.

Документы для организаторов

1. Список регистрации
   (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Общие документы» выбрать пункт «Регистрационный лист»)
2. Ветеринарный контроль
   (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Ветконтроль» выбрать пункт «Список участников»)
3. Бланк номеров заявок для регистрации
   (вкладка « Документы» → «Общие», в списке «Номера» выбрать пункт «Для заявок»)

Документы для судей

1. Распределить заявки по судьям
   (вкладка « Заявки» → «День», в фильтре выбрать «Действия со списком» → «Изменить судью»)
   Печать бланков для судей
   (вкладка « Документы» → «День», напротив каждого судьи есть список необходимых документов)

На вкладке «Документы» → «День» (пункт «Документы для судей») сформировать и распечатать:

1. Листы оценки
2. Протокол экспертизы
3. Лист старшего стюарта
4. Лист оценки BIS
5. Протокол BOB

Документы для участников

Вкладка « Документы» → «Общие»»

1. Бланки исправления ошибок в каталоге
2. Карточки кошек
3. Ветконтроль для владельцев
4. Номера для бейджей
5. Номера для клеток

Проведение выставки

Ветеринарный контроль

Для проведения ветериноарного контроля используются предварительно распечатанные «Список участников» и «Бланки ветконтроля для владельцев».

Регистрация участников

Для проведения регистрации используются предварительно распечатанные «Список регистрации» и «Бланк номеров заявок».

После регистрации:

1. Заявки присутствующих участников отмечаются как «зарегистрированные»
   — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
   — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
   — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Изменить статус»
2. В заявках отмечается участие в конкурсах
   — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
   — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
   — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Участие в конкурсах»
3. Печатают протокол отсутствующих
   — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
   — в списке « Прочие документы» выберите «Протокол отсутствующих»
4. Печатают дополнительный список
   — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
   — в списке « Общие документы» выберите «Дополнительный список»

Экспертиза

При проведении экспертизы судьи используют предварительно подготовленные «бланки оценки», «протокол экспертизы» и «лист оценки BIS».

Конкурсы

WCF Ring, Special Show

Для каждого дня выставки можно создать произвольное количество конкурсов «WCF Ring» и «Special Show»:

1. Создают конкурс
   — перейдите во вкладку « Настройки» → «День»
   — нажмите кнопку « Добавить конкурс»
2. Выбирают участников конкурса
   — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
   — отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок
   — в фильтре выберите « Действия со списком» → «Участие в конкурсах»
3. Печатают протоколы конкурсов
   — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
   — выберите « Special Show»

Best in show

Протокол «Best in show» формируется автоматически в соответствии с результатами экспертизы:

1. Заносят результаты экспертизы
   — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
   — в списке участников выставки рядом с нужной Вам заявкой в колонке « Оценка», нажмите на ссылку «задать»
   — выберите желаемую оценку и нажмите кнопку « Сохранить»
2. Печатают протокол «Best in Show»
   — перейдите во вкладку « Документы» → «День»
   — выберите ссылку « Номинированные на BIS»

Подведение итогов

1. Победителям присваивают звания
   — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
   — в списке участников выставки рядом с нужной Вам заявкой в колонке « BIS» или «Show» нажмите на ярлык
   — в открывшемся окне выберите полученные питомцев звания и нажмите на кнопку « Сохранить»
2. Печатают дипломы за каждый день выставки
   — перейдите во вкладку « Заявки» → «День»
   — чтобы распечатать диплом на одного участника, нажмите на иконку «печать» напротив его имени
   — для групповой печати диплома, отметьте нужные Вам заявки, поставив рядом с ними галку в списке заявок, затем в фильтре выберите « Распечатать» → «Дипломы»

Как результаты выставки попадут в рейтинг TopCat?

Результаты выставок, проведенных с помошью ресурса «TopCat», попадают в рейтинг «TopCat» автоматически.